Politique de confidentialité
Note: Les membres du conseil d’administration de la Société de généalogie du Saguenay ont adopté une résolution en date du 9 novembre 2023 et cela à l’unanimité, que l’organisme, les membres et toutes personnes liées de près ou de loin aux activités de la société devront se soumettre à la politique de confidentialité afin de respecter la loi 25 du gouvernamnet provincial..
Politique adaptée de la Fédération québécoise des sociétés de généalogie
Merci de visiter le site Internet de La Société de généalogie du Saguenay et de prendre connaissance de sa politique de confidentialité (ci-après la Politique).
En naviguant sur notre site Internet ou en utilisant nos systèmes ou nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique et consentez à ce que vos données et renseignements personnels soient traités en conformité avec cette dernière, le cas échéant.
La présente politique de confidentialité est composée des éléments suivants :
- Objectifs de la politique de confidentialité,
- Entrée en vigueur,
- Modalités de recueil du consentement,
- Objectifs de la collecte de données,
- Finalités de traitements des données,
- Renseignements personnels collectés,
- Les procédés de traitements utilisés,
- Modalités d’accès et de contrôle des renseignements personnels,
- Partage et raisons du partage des renseignements personnels à des tiers,
- Utilisation de témoins et technologies similaires.
- Conservation des renseignements personnels.
1- Objectifs de la politique de confidentialité
Le respect de la vie privée ainsi que la protection des renseignements personnels sont essentiels pour nous, c’est pourquoi, par la présente Politique, nous entendons protéger ceux-ci conformément aux lois en vigueur.
Afin d’assurer cette protection, La Société de généalogie du Saguenay s’engage à ne collecter, traiter et partager une information permettant d’identifier un individu que lorsque ce dernier y a consenti, à moins que cela ne soit permis ou requis par la loi, auquel cas votre consentement ne sera pas nécessaire.
La Politique a pour objectif d’informer les utilisateurs des raisons et de la façon dont La Société de généalogie du Saguenay, ou toute personne agissant en son nom, va collecter et utiliser leurs renseignements personnels Elle se veut être en langage clair afin de s’assurer un consentement éclairé des utilisateurs.
Aux fins de la présente Politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements sur une personne identifiable ou permettant d’identifier une personne Dans la mesure du possible, nous anonymiserons, pseudonymiserons et/ou agrégerons ces derniers afin qu’ils n’identifient plus une personne.
2- Entrée en vigueur
La présente Politique s’applique à partir du 9 novembre 2023,
3- Les modalités de recueil du consentement
Nous nous engageons à recueillir un consentement avant de recueillir les renseignements personnels d’un individu. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé.
Nous privilégions l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Toutefois le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des renseignements personnels Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.
Si nous voulons utiliser les renseignements personnels à une nouvelle fin, nous décrirons l’utilisation prévue et demanderons à nouveau le consentement.
Il n’est pas toujours possible, notamment dans le cadre d’une demande de l’État, d’obtenir le consentement de la personne pour recueillir, utiliser ou communiquer ses renseignements personnels. Nous nous engageons à ne jamais communiquer ce type de renseignements, autrement qu’en conformité avec la présente Politique, sauf si la loi nous y oblige ou le permet.
4- Objectifs de la collecte de données
Les informations collectées le sont conformément aux finalités et objectifs fixés dans la présente politique de confidentialité.
Voici certaines raisons pour lesquelles nous collectons vos renseignements personnels :
- Pour fournir des produits et services : Nous allons collecter et traiter les données et informations nécessaires pour communiquer avec notre clientèle, pour remplir notre mission et nos obligations contractuelles.
- Pour protéger la vie privée de nos utilisateurs. Les données récoltées nous permettent de vérifier l’identité et de protéger la vie privée des personnes qui communiquent avec nous par téléphone, par voie électronique ou autrement.
- Pour satisfaire des obligations légales. Les données sont récoltées pour satisfaire à des obligations issues de lois, règlements ou traités internationaux.
5- Renseignements personnels collectés
La Société de généalogie du Saguenay peut collecter des renseignements personnels sous diverses formes, mais ne le fera que par des moyens licites et uniquement aux fins nécessaires qui vous ont été divulguées, comme décrit dans la présente Politique, ou lorsque permis ou requis par la loi.
Les renseignements personnels recueillis, ainsi que leur sensibilité, peuvent varier en fonction du contexte dans lequel se situent les interactions entre vous et La Société de généalogie du Saguenay. C’est pourquoi nous devons en priorité vous informer de la nature des renseignements personnels que nous utilisons.
Nous protégeons tous les renseignements personnels recueillis. Parmi les renseignements personnels susceptibles d’être recueillis et utilisés, nous accordons une attention particulière notamment aux :
Noms et coordonnées. Prénom et nom de famille, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone et autres données semblables servant à communiquer avec vous.
Données démographiques. Données vous concernant telles que votre âge, votre pays ainsi que votre langue de communication.
Images et sons. Données audiovisuelles permettant d’assurer la sécurité de nos utilisateurs, notamment sur les lieux où se produisent des événements culturels pour lesquels nous sommes organisateurs ou hébergeurs.
D’autres exemples de données sur les interactions que nous récoltons comprennent :
- Recherches et commandes Requêtes de recherche et commandes que vous employez lorsque vous utilisez notre site internet.
- Données textuelles, de saisie et d’entrée manuscrite. Données textuelles, de saisie et d’entrée manuscrite, ainsi que tout renseignement connexe.
6- Les finalités de traitement des données
Fournir nos produits et services. Nous utilisons les données pour faire fonctionner nos produits et services, ainsi que vous fournir des expériences riches et interactives.
Par exemple, [Ouverture de votre compte sur notre site Internet]
Support client. Nous utilisons les données pour diagnostiquer et résoudre les problèmes relatifs aux produits et/ou services, restaurer l’accès à votre compte personnel, fournir d’autres services de support et d’assistance.
Sondages et communications promotionnelles. Nous utilisons les données que nous recueillons pour fournir des sondages et communications promotionnelles.
Offres pertinentes. La Société de généalogie du Saguenay utilise des données pour vous fournir des informations pertinentes et importantes concernant les produits et services proposés.
7- Les procédés de traitement utilisés
La Société de généalogie du Saguenay accorde la plus grande importance à la sécurité de vos renseignements personnels et s’engage à traiter ceux-ci suivant les normes et standards de l’industrie, uniquement pour les fins pour lesquelles ils sont recueillis tel que décrit à la présente politique ou dans un avis spécifique à cet effet. Néanmoins, la sauvegarde absolue de ces derniers est impossible compte tenu des limites de sécurité inhérentes à une transmission via Internet.
8- Modalités d’accès et de contrôle des renseignements personnels
La Société de généalogie du Saguenay s’assure que tous les renseignements personnels en sa possession sont aussi exacts, actuels et complets que nécessaires pour les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
Vous avez le droit de demander accès à vos renseignements personnels aux fins de vérification et de demander une correction si ces derniers sont inexacts. Si vous croyez que vos renseignements personnels sont inexacts ou si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels, vous pouvez faire une demande en utilisant les coordonnées fournies à la fin de la présente Politique.
Dans la mesure de nos moyens, nous vous fournirons un accès en temps opportun à vos renseignements personnels. Toutefois, par mesure de sécurité, il se peut que nous ayons besoin de vérifier votre identité.
Si votre demande concerne des données apparaissant sur des pages web ou des plateformes de tierces parties, veuillez contacter directement ces tierces parties.
9- Partage et raison du partage des renseignements personnels à des tiers
Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des entreprises, des organisations, ni des personnes extérieures à La Société de généalogie du Saguenay, à l’exception de nos fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour les fins énumérées à la présente politique et dans les limites de celle-ci, ainsi que dans les cas suivants :
- Avec votre consentement.
- Pour le stockage de votre nom et adresse courriel relative aux besoins de notre site Internet dans des serveurs infonuagiques, dans quel cas les renseignements personnels pourraient transiter par des juridictions tierces. Notez que nous ne retenons que les services d’entreprises renommées et dotées de politiques de confidentialité.
- Pour des raisons juridiques : Nous transmettons des renseignements personnels en dehors de notre entreprise si l’accès à ceux-ci est nécessaire pour se conformer aux lois et réglementations en vigueur.
La Société de généalogie du Saguenay s’engage à ne pas vendre ou louer vos renseignements personnels à une tierce partie.
10- Témoins et technologies similaires
Veuillez noter que notre site web pourrait contenir des liens ou renvois vers des sites de tierces parties La présente politique cesse de s’appliquer au moment de quitter notre site web et La Société de généalogie du Saguenay n’est pas responsable de la collecte ou du traitement de renseignements personnels par ces tiers ou via ces sources externes.
11- Conservation des renseignements personnels
La Société de généalogie du Saguenay garde les données collectées pendant différentes périodes de temps, en fonction de leur nature et de leur utilité dans l’offre de nos produits et services. Durant la période de conservation, La Société de généalogie du Saguenay prend des mesures physiques et techniques pour assurer la sécurité des données contenant des renseignements personnels. Les formulaires papiers traitant les demandes d’inscription sont conserver pour une période maximale de cinq ans.
Les principaux endroits où sont conservés les renseignements personnels sont les villes dans lesquelles La Société de généalogie du Saguenay possède ses bureaux. Une fois la période de conservation expirée, les renseignements personnels sont détruits.
Autres informations
Modifications des présentes règles :
Nous apportons des modifications à la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Toute diminution de vos droits dans le cadre de la présente Politique de confidentialité ne saurait être appliquée sans votre consentement explicite. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées et vous permettons d’accéder aux versions archivées en vue de les consulter. Si les modifications sont significatives, nous publions un avis mis en évidence sur notre site web et ou par courriel
Personne en charge de la conformité :
Pour toute question, pour formuler des commentaires ou pour émettre une plainte au sujet de cette politique, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de veiller au respect de cette politique de confidentialité :
Le (la) président (e)
La Société de généalogie du Saguenay
700, rue Ravine Est, suite 101
Chicoutimi, QC
G7H1V2
Tél. : 418-693-8266
Site Internet : https://www.sgsaguenay.ca,
Sous l’onglet « Nous joindre » et la rubrique « Politique de confidentialité »
Dernière modification le jeudi 9 novembre 2023